Coach en rangement: top pour classer vos papiers

Ils sont toujours un casse-tête et un éternel recommencement, les papiers nous envahissent. Sans un bon système de classement, c’est vite la panique ! Daphné Londero, coach en rangement vous donne quelques pistes pour vous faciliter la tâche Comment ranger vos papiers, votre bureau à la maison… Un gain de temps, un rangement optimisé, et surtout une grande sérénité ! Explication

Si votre bureau ressemble à ça, il est temps de s’y mettre

1. Trouver les bonnes catégories

Si actuellement vous n’avez pas de réel système de classement ou s’il ne fonctionne pas, commencez par définir (ou redéfinir) des catégories : celles-ci sont personnelles et dépendent de la situation de chacun.

Voici donc quelques idées de catégories, à adapter selon chaque cas :

• Factures (eau, gaz, électricité, électroménager, téléphone, internet, travaux et entretien, objets de valeurs divers),
• Finance (relevé de compte, prêts, impôts),
• Famille (scolarité, loisirs, identité et contrats de mariage),
• Santé (carnets de santé, contrats d’assurance maladie, factures et papiers de remboursement), Logement (bail, loyer),
• Professionnel (certificats de travail, contrats, fiches de paie, dossiers de candidature, copies diplômes),
• Transport (factures liées à la voiture : propriété, entretien, …),
• Assurances (habitation, assurance personnelle, auto …) : celle-ci peut être distincte ou éclatée dans les catégories précédentes.

2. Choisir son système de rangement

Une fois ces catégories définies, choisissez le type de rangement à utiliser : classeur avec intercalaires, porte-revues avec chemises en carton, dossiers suspendus, trieurs à dos large,… Le choix ne manque pas mais chaque système a ses avantages et inconvénients !

Le classeur a l’avantage d’être facilement consultable mais le rangement prend par contre plus de temps. Les autres systèmes permettent un rangement très rapide, sans trous à faire mais ne peuvent pas contenir beaucoup de documents. Les dossiers suspendus et les trieurs sont les systèmes nécessitant le moins de manipulations. Il existe également des trieurs à dos large, mais attention à privilégier ceux à soufflet pour ne pas prendre le risque d’éparpiller le contenu du trieur au sol.
Ces systèmes de rangement peuvent se combiner : vous pouvez par exemple utiliser le porte-revues ou le trieur pour les factures ou relevés mensuels.

Un archivage annuel est alors nécessaire. Le classeur servira pour les documents annuels tels que les impôts, ou occasionnels (contrats).
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier.
Choisissez enfin l’endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,…

3. Gérer le courrier entrant

Une fois le tri effectué, le but est de continuer à maintenir de l’ordre. Pour cela pensez à relever votre courrier tous les jours. Mieux vaux le faire toujours au même moment pour ne pas oublier (en rentrant du travail par exemple).

En parcourant un courrier, on peut le pré- classer dans l’une de ces quatre catégories :

A FAIRE : On peut l’éclater en sous catégories en fonction de l’échéance (exemple : cette semaine, avant la fin du mois,…). Attention, aucun document ne doit y séjourner longtemps.

– A CLASSER : s’il n’y a pas d’action à faire, classer immédiatement le document

– EN COURS : lorsqu’il faut attendre un retour ou une confirmation

– A JETER : jeter immédiatement tout courrier non nécessaire (prospectus, publicités,…)

Ouvrez et répartissez le courrier dès réception. Pour cela, vous pouvez utiliser une bannette par catégorie et une poubelle à papier pour ce qui est à jeter.
Astuce supplémentaire : ajoutez également une bannette contenant des enveloppes, des timbres, des post-it et un chéquier, afin de les avoir rapidement sous la main. Vous pouvez ainsi traiter immédiatement ce qui ne prend que quelques minutes.
Il ne vous reste plus qu’à définir une fréquence à laquelle traiter les différentes bannettes… et vous y tenir !

Attention, au moment de classer vos documents, n’attendez pas qu’un classeur ou dossier soit archi-plein pour réagir.

Vous risquerez sinon de ne pas ranger car il n’y aura plus de place et vous n’aurez pas le temps de créer un autre dossier.

4. Archiver et faire le tri une fois par an

Si vous n’optez pas pour les factures électroniques, le volume de papiers peut être important. Il est alors nécessaire d’archiver vos documents. Vous pouvez utiliser des boîtes archives en carton.

Le délai de conservation des papiers dépend des cas. Les durées de conservation de chaque type de document sont consultables sur le site du service public :
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134
Enfin, pour gagner du temps lors du tri des papiers, notez sur l’intercalaire ou la chemise le nom de la catégorie mais aussi la durée de conservation des documents qui la composent.

Daphné Londero – Tout en Ordre – www.tout-en-ordre.fr – 06 36 56 02 22